Ik hoor nog vaak dat het maken van een missie vooral iets is voor grote bedrijven en multinationals. Die hebben hele afdelingen die zich daar mee bezig kunnen houden. Een missie is niet echt wat voor een MKB+ bedrijf, daar weet iedereen toch wel waar ze mee bezig zijn? Echter niets is minder waar.
Een missie is niet alleen relevant voor multinationals, het is voor ieder type organisatie en iedere ondernemer super belangrijk, dus ook voor zelfstandigen, start-ups en mkb-bedrijven. De missie gaat over de essentie van de organisatie, zeg maar het DNA. Dat geeft sturing. Is het dan ingewikkeld om een missie op te stellen? Dat valt volgens mij in de praktijk ook mee. Je moet alleen wel weten welke elementen in een missie horen om deze krachtig te maken.
In deze blog geef ik je een aantal sterke tips over nut en noodzaak om te komen tot een duidelijke missie.
Waarom alles start met een duidelijke missie
Je wilt zeker geen business falen. Daarom is sturen op het verbeteren van bedrijfsresultaten in eerste instantie vaststellen of de aandacht en focus naar de juiste zaken uitgaan. Vervolgens is het een kwestie van actie ondernemen. Daarom is de eerste stap het zicht hebben op wat de organisatie als van wezenlijk belang ervaart.
Wat is de missie en welke waarden keren steeds terug in de wijze waarop zaken worden aangepakt? Dat geeft een afbakening in de activiteiten en geeft richting aan te maken keuzes. Een missie betekent ook het maken van keuzen in wat je wel doet en wat je vooral niet doet. Heb je de missie helder, dan weet je wat jouw organisatie uniek maakt. Met de missie geeft de organisatie aan wie ze is, wat ze doet en wat ze wil bereiken.
Missie: Laat zien waar je uniek bent
Iedere strategie start met de missie: je moet klip en klaar hebben waar je uniek in bent. Heb je dat niet scherp dan ontstaat gebrek aan focus. De missie verwoordt wat naar buiten toe wordt uitgedragen. Een missie stel je voor langere tijd vast omdat het tijd nodig heeft voordat de strategie gaat werken. Je verandert daarom niet ieder jaar de missie, want dan verandert ieder jaar je identiteit. Dat snapt niemand. Een missie moet wel in het heden of de nabije toekomst te realiseren zijn. En komen de doelen niet dichterbij, dan wordt het wel tijd om de missie nog een kritisch tegen het licht te houden.
Is de missie niet duidelijk, dan is de kans groot dat medewerkers in de organisatie met eigen inzichten en goedbedoelde initiatieven aan de slag gaan op het vlak van bijvoorbeeld het ontwikkelen van nieuwe producten, of betreden van nieuwe markten, terwijl dat niet past bij de kernactiviteiten van het bedrijf.
Is de missie scherp, dan kun je de visie uitwerken
Jammer van de energie en bestede middelen.
Je kunt pas een visie ontwikkelen, dus weten waar je naar toe wilt, als je scherp hebt waar je vandaan komt en wat jouw organisatie zo uniek maakt. Satrt daar met de missie. Dus is de vraag wat er in de missie moet staan?
De vier elementen die thuis horen in jouw missie
Idealiter moet in de missie de volgende vier elementen terug te vinden zijn:
1. Werkterrein: ‘de kernactiviteiten van de organisatie zijn …’
2. De bestaansreden: ‘we zijn op de wereld om te …’
3. De betekenis voor belanghebbenden: ‘door onze aanpak voorzien we in de behoefte aan …’
4. Normen, kernwaarden en overtuigingen: ‘De medewerkers gaan op de volgende manier met elkaar om …’
Voorkom bij het opstellen van de missie holle frasen en onduidelijkheid in wat je wilt betekenen voor de buitenwereld en hoe je dat wilt doen. Iedere organisatie werkt (ook) voor een ander. Je werkt niet alleen voor jezelf. Echter, van alleen voldoening kun je de rekeningen ook niet betalen. Bestaan er slechte missies? Naar mijn idee kan een missie vooral onduidelijk en te vaag zijn. Zo algemeen dat de missie op meerdere bedrijven van toepassing kan zijn. Dat gaat niet werken, want dan zal je zien dat de visie ook onduidelijk is, dat de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) het verkeerde meten en er sprake is van desinteresse binnen de organisatie.
Werkterrein
De eerste vraag is het benoemen van de kernactiviteiten. Dat geeft antwoord op de vraag in welk werkterrein de organisatie actief is. De hamvraag bij de missie is: ‘What business are we in?’ Je bepaalt wat je business scope is.
De volgende drie vragen helpen je op weg:
1.Markt: Op wie richten we ons? Dus: welke klantgroepen spreek je aan?
2.Product: Wat bieden we aan? Dus: in welke behoefte voorzie je?
3.Competentie: Hoe maken we dit waar? Dus: waarin onderscheid je je?
Bestaansredenen
Alleen het opschrijven van de kernactiviteiten is niet voldoende. Meerdere bedrijven maken koffiebekers, cadeaupapier, zitbanken of bieden verzekeringen aan.
Waarom ben jij dan degene die daar langdurig succes mee gaat boeken? Wat is er bijzonder aan jouw product of dienst?
Het kan zijn dat je kantoorunits verhuurt en dat het bijzonder is dat die voor klanten 24/7 beschikbaar zijn. Of dat je vorkheftrucks levert en dat de servicemonteurs ook ’s avonds en in het weekend bereikbaar zijn voor de klanten, in geval van storing.
Of dat je smartphones maakt en dat je te boek staat als de meest innovatieve aanbieder in de markt. De tweede stap is vaststellen wat er zo bijzonder is aan wat je levert.
Betekenis voor belanghebbende
Met het leveren van een product of dienst voorzie je in een behoefte. Let op: denk hierbij vooral ook aan de achterliggende behoeften. Dat kunnen zaken zijn als veiligheid, rust, gemak, genot, enzovoort. Je lost met jouw product of dienst iets op voor de klant. Dat zien we vooral bij de smartphones en apps; daar staat gemak voorop. De derde stap is dus scherp hebben in welke betekenis jouw product heeft.
Normen, waarden en overtuigingen
Een waarde is een betekenis gevend ideaal; een overtuiging over wat nagestreefd wordt of zou moeten worden . Dat kan spelen bijvoorbeeld ter uitoefening van een bepaald beroep als advocaat of arts, of meer in het algemeen wat een leven tot een goed leven maakt.
Uit deze waarden (vaak positief verwoord) volgen vervolgens allerlei concrete normen (vaak negatief verwoord): iemand moet X doen, mag niet Y doen, et cetera). De beschrijving van de waarden in de missie maakt duidelijk hoe de medewerkers binnen en buiten de organisatie met elkaar omgaan. Dat zegt veel over de gewenste cultuur.
Waarden worden omschreven met begrippen als deskundig, betrouwbaar, innovatief, ondernemend, samenwerkend, veiligheid en dergelijke.
Normen zijn concrete gedragsregels, soms beschreven, soms niet, die we elkaar opleggen. Zo volgt uit de waarde veiligheid de concrete norm aan toezichthouders om een helm te dragen als ze een bouwplaats inspecteren.
Waarden hebben een grotere invloed op het inrichten van de organisatie dan menigeen zich bewust is. Stel dat deskundigheid een belangrijke waarde is, omdat de onderneming hoogwaardige adviezen levert. Dan heeft dat direct effect op het aannamebeleid en de wijze van (bij)scholen van medewerkers. Daarom is dit de laatste stap om de missie scherp te hebben.
De weg naar het bepalen van een missie
Is het ingewikkeld om te komen tot een missie? Dat wordt nog wel eens overschat. Eigenlijk zie ik dat het belangrijkste kenmerk van een missie niet is dat wat daarvan op papier is gezet, maar het proces dat daartoe heeft geleid. Wil een missie en visie betekenis hebben voor medewerkers en andere belanghebbenden, dan zullen ze gebaseerd moeten zijn op inzichten, opvattingen en ideeën die men met elkaar deelt, of wil delen. De missie komt dan ook bij voorkeur tot stand door het betrekken en consulteren van meerdere werknemers en mensen in jouw directe nabijheid. Dat vraagt dus ook durf. Medewerkers weten namelijk bijzonder goed welke activiteiten plaatsvinden en zijn ook degenen die achter de missie moeten staan, om deze uit te voeren. Ik raad het af om op een achternamiddag een missie te verzinnen en deze te verklaren tot waarheid.
Voorkom een zouteloos onherkenbaar compromis
Start met het formuleren van een missie in concept op directie- of managementniveau. Heb je een kleine onderneming, betrek dan mensen erbij die in staat zijn om jou een spiegel voor te houden. Ga daartoe met elkaar het gesprek aan om de vier elementen te benoemen. Challenge elkaar. Maak er geen zouteloos compromis van. Schrijf de uitwerking van de vier elementen op papier. Dat levert een paar zinnen op en ga daar mee aan de slag. Meestal is deze eerste uitwerking niet in één keer scherp. Dat vraagt het nodige schaafwerk. Is er al een missie, toets deze dan kritisch aan de hand van de bovengenoemde vragen. Je kunt de bestaande teksten gebruiken, alhoewel dan een zekere vorm van ‘tunnelvisie’ op de loer ligt. Je hebt de neiging uit te gaan van het bestaande. En ligt er een mooie missie op tafel: communiceer! Maak deze bekend. Wees er trots op. Deel deze met jouw omgeving. En kom er regelmatig op terug als er initiatieven voorbij komen die afwijken van de kernwaarden. Bespreek dat.
Duidelijke missie geeft sturing aan KPI’s
De relevantie van een goede missie is dat deze niet alleen sturing geeft aan het bepalen van de visie en het opstellen van het ondernemingsplan, maar juist ook aan het inrichten van de interne processen. Die processen stuur je aan met de relevante KPI’s.
Wat moet er goed gaan in de uitvoering van de bedrijfsprocessen om de missie waar te maken? Tevens geven de elementen van de missie aspecten aan die worden opgenomen bij de klantpropositie op de strategiekaart.
Met het bepalen van een krachtige missie heb je dus de eerste, belangrijke kaders gezet voor een mooi Bedrijfskompas om te komen tot echt grip op jouw bedrijfsresultaat. Dat geeft ook energie, omdat je weet waar de organisatie voor staat. En het voorkomt frustratie en business falen.
