Het dashboard dient als de richtlijn voor navigeren. Een dashboard dient voor het communiceren van resultaten over het presteren van de gehele organisatie. Een dashboard is een compacte visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om de strategie te realiseren en laat in één oogopslag zien waarop actie nodig is.
Bij KPI-dashboards voor organisaties komt het nodige kijken, maar houdt het steeds zo bondig mogelijk; liefst op een A4. Met de opkomst van Business Intelligence tools, BI-tools, heeft de visualisatie van dashboards veel meer mogelijkheden gekregen. Maar omdat je daarmee bijna elke grafiek kunt bouwen die je wenst, zien we ook dat er zoveel informatie wordt gepresenteerd dat je het overzicht verliest en alsnog niet weet op welke informatie je afgaat om te sturen. Maak van je dashboard dus geen meterslange glossy met grafieken en staafdiagrammen in vele soorten en maten en in bonte kleuren. Houd het simpel en bondig!
Maak van je dashboard geen meterslange glossy, zorg dat het gelezen wordt
De vijf succesfactoren bij visualisatie van dashboards
Een helder en passend dashboard is een op maat gesneden spiegel voor de organisatie en zet aan tot verbetering en innovatie. Waaraan moet een dashboard visueel voldoen om functioneel te zijn? Hoe presenteer je data eerlijk en duidelijk?
De vijf kritieke succesfactoren:
1. Visueel en bondig;
2. informatief;
3. actiegericht;
4. aansluiten bij de strategie;
5. koppeling naar de kritieke succesfactoren.
Voorbeeld: afbeelding
1. Visueel en bondig
Het spreekwoord ‘Een beeld zegt meer dan duizend woorden’ is zeker van toepassing voor een dashboard. Het menselijk brein beoordeelt plaatjes gemakkelijker en sneller dan tekst. Het dashboard laat met heldere grafieken en tabellen in een oogopslag zien waar je als organisatie op wilt sturen. In een grafiek kun je sneller zichtbaar maken wat het verschil is tussen beleid (strategie en doelen) en uitvoering, doordat je de afwijking ten opzichte van de norm in een grafiek meteen kan aflezen. Vat een dashboard in een A4-tje samen. Dit lukt alleen als je keuzes weet te maken zodat het leesbaar blijft.
De meest eenvoudige vorm van een dashboard is het scoreboard bij een sportwedstrijd. Je ziet in een oogopslag hoe de wedstrijd ervoor staat en je kunt direct een inschatting maken welke partij het realiseren van de strategie –winnen- het meest waarschijnlijk gaat halen.
De stappenteller op je smartphone is ook een dashboard. De achterliggende software verzamelt real time data en geeft het aantal gezette stappen op een dag weer. De informatie is op allerlei manieren zichtbaar en wordt overzichtelijk gepresenteerd.
2. Informatief
In de praktijk wordt informatie vaak verward met de begrippen gegevens, data en kennis. Een functioneel goed werkend dashboard biedt relevante informatie die je gebrek aan kennis aanvult. Om informatie om te kunnen zetten in kennis, moet het goed te interpreteren zijn (Paul Aelen, 2016).
Kennis dient om onwetendheid, onzekerheid of onbepaaldheid te verminderen. Als je niet weet hoe je de getoonde informatie op de juiste manier kunt gebruiken, is een dashboard niet meer dan een verzameling gegevens die ruis veroorzaken.
3. Actiegericht
Bij het bouwen van een dashboard spelen twee kernvragen een rol:
• Zien we waarop we actie moeten nemen?
• Weten we wie actie neemt bij een afwijking van de norm?
Het doel is achterhalen of er sprake is van afwijkingen ten opzichte van het plan en in welke mate dat verontrustend is (of een reden voor een feestje). Als alles goed loopt is het dashboard ‘groen’; bij afwijkingen kleurt het dashboard ‘rood’ en weet je dat je in actie moet komen.
4. Aansluiten bij de strategie
Het dashboard biedt informatie over de ontwikkeling van de KPI’s waarvan is bepaald dat deze worden gerapporteerd via het dashboard. Het is aan het management om duidelijk te maken hoe de KPI’s op het dashboard aansluiten bij de strategie en de doelen. Als het management van de werkmaatschappij onderdeel is van een groter geheel en rapporteert aan de directie van een businessunit of een concern, moet het dashboard KPI’s bevatten die relevant zijn voor de concerndirectie of businessunit. Daarvoor is doelovereenstemming op een hoger niveau nodig. Veranderen de visie, doelen, KSF’s, en daarmee de KPI’s van het concern, realiseer je dan dat jouw KPI’s ook veranderen en het dashboard aangepast moet worden.
5. Koppeling naar de kritieke succesfactoren
Bovenstaand dashboard is een voorbeeld van het type dashboard waar goed mee te werken valt. Het dashboard biedt een overzicht dat in één oogopslag een samenvatting geeft van zaken die aandacht vragen en waarop mogelijk actie nodig is. Het vormt een combinatie van diagrammen met KPI’s en een aantal grafieken ter ondersteuning. De grafieken zijn lijn- en kolomgrafieken waar de actuals zijn afgezet tegenover het doel voor die periode. Het zijn rustige kleuren met ‘blauw’ voor de werkelijke resultaten en ‘oranje’ voor de langetermijndoelen.
De grafieken zijn voorzien van leesbare assen en grafiektitels. De vier grafieken maken de belangrijke KPI’s en hun richting zichtbaar. De tabellen zijn voorzien van kleuren die de status van de afwijking weergeven, waardoor een signaal om in beweging te komen is ingebouwd.
Visueel overzichtelijk
Het is visueel overzichtelijk zodat de belangrijkste cijfers direct zichtbaar zijn. In het diagram zijn KPI’s gekoppeld aan KSF’s. In de kolommen van de KPI’s staan de maandcijfers en de cumulatieve cijfers, vergeleken met het geformuleerde plan in de beleidsfase. Verder zie je het plan en de prognose voor het gehele jaar. Naast de cijfers is een sparkline opgenomen; een grafiek die de trend weergeeft. In het diagram is met de kleuren blauw en oranje de mate van de afwijking op het plan weergegeven. Het dashboard laat eigenaren van een KPI zien waar actie nodig is.
Het dashboard hoeft niet alle details te bieden. Afhankelijk van de gekozen rapportagevorm en BI-tools kan het dashboard gekoppeld zijn aan onderliggende data van het ERP-systeem waarmee de organisatie werkt.
Aan de slag
Pas deze 5 succesfactoren toe bij de visualisatie van een goed KPI-dashboard. Combineer en pas toe wat voor uw dashboard en uw organisatie krachtig werkt. Een dashboard is voor het in gang zetten van actie, niet voor het vullen van een glossy die vervolgens bij het oud papier terecht komt.
Meer informatie
- Lees ook Navigatietip nr 5 https://kiminov4.sg-host.com/navigatietip5-de-weegschaal-als-confronterend-dashboard/
- Vind je het werken met dashboards een boeiend onderwerp? Deel dit artikel in je eigen netwerk.
- Lees meer over werken met KPI’s en dashboards in het boek Navigeren op essentie met KPI dashboards
- Deze Navigatietip is onderdeel van de Navigatiecyclus, een gestructureerde aanpak om te komen tot grip op het resultaat. Lees verder waarom een dashboard relevant is binnen Methode Het Kompas https://kompasteam.nl/oplossingen/methode-het-kompas/
- Is uw belangstelling gewekt hier iets mee te doen? Uw aansturing kan beter? Wilt u de eigen organisatie meer actiegericht maken en strakker leren sturen op de uitvoering met KPI’s?
- Neem dan contact op met ons om daar over te sparren. De eerste intake is vrijblijvend en oriënterend.
Heeft u een aanvulling op het artikel? We vernemen dat graag.
Eldert de Jager
Is bedrijfsadviseur, parttime CFO, auteur en navigatiecoach en vertelt graag over Navigeren op Essentie
Eldert de Jager heeft diverse boeken gepubliceerd over Navigeren met KPI-dashboards en sturen op essentie. Wilt u weten welke boeken, ga dan naar Boeken.
