Informatie is nog geen data. Ordening is nodig.
De beschikbaarheid van veel data binnen een organisatie betekent niet automatisch dat al die data geschikt is om te gebruiken als stuurinformatie en voor besluitvorming. Er dient verbinding te zijn tussen het verzamelen van data en het opzetten van de inhoud van stuurinformatie.
Binnen het opzetten van een performance management-programma verdient business intelligence een eigen rol en plaats, al is het maar om het gebruik van bronnen en data als basis voor stuurinformatie gestructureerd te laten verlopen. Er zal wel sprake moeten zijn van een ordening van data om deze te verwerken tot bruikbare bronnen voor sturing en rapportage. Pas dan kan invulling worden gegeven aan performance management.
Mogelijke Dashboard en BI-oplossingen
Bedrijven hebben behoefte aan het verzamelen van gegevens om uiteindelijk te komen tot het begrijpen van ontwikkelingen, om bijvoorbeeld beter in te spelen op de behoefte van klanten. De wijze waarop het verzamelen van gegevens plaatsvindt, is mede afhankelijk van de aard van de markt, het type klanten, de soort producten en het belang dat de organisatie zelf geeft aan het structureel verzamelen van gegevens. Een groot deel van de gegevens zal dan ook komen uit de vastlegging van data tijdens de uitvoering van de activiteiten.
De verzamelde gegevens over klanten, interne processen, concurrentie, markt, algemene en branche specifieke economische ontwikkelingen, technologische trends, geografische en culturele ontwikkelingen moeten door analyse en interpretatie omgezet worden in informatie. Deze informatie moet vervolgens omgezet worden in beslissingsondersteunende informatie.
Kortom, de verzamelde gegevens worden door een trechter van analyse omgevormd in stuurinformatie.
De gekozen BI-oplossing moet passen bij de aard en omvang van de organisatie en bij het bedrijfsdoel.
Er zijn verschillende tools met ieder zijn voordelen en beperkingen. Een lijst met meest bekende tools waarmee je minimaal maandelijks de ontwikkeling van KPI’s en de resultaten kunt presenteren:
- Microsoft Excel
- Microsoft Power BI
- Speedbooks Rapportagesoftware
- Tableau BI & Analytics
- Qlik Sense, QlikView en Qlik Sense Enterprise
- SAP BI & Analytics
- Oracle BI & Analytics
- IBM BI & Analytics, onder andere Cognos
- TIBCO BI & Analytics, onder andere Spotfire
- MicroStrategy BI & Analytics
- Altery BI & Analytics
- Zoho BI & Analytics
En dan zijn er verschillende apps waarmee je ook je KPI’s kunt presenteren. een voorbeeld is Monday.
Een goede BI-omgeving heeft de volgende zeven kenmerken
Veel is dus mogelijk om met data aan de slag te gaan, maar is pas nuttig als het is omgezet in goede stuurinformatie. Voor de opzet van de BI-omgeving moeten de volgende 7 aspecten worden meegenomen. Dan voegt BI maximale waarde toe aan de organisatie en haar gebruikers.
Een goede BI-omgeving heeft de volgende kenmerken:
- Toegang: er is goed beheer van wie waar bij mag.
- Gebruiksvriendelijk: je moet geen programmeur zijn om het te gebruiken en het moet eenvoudig te visualiseren zijn.
- Databeheer: je moet ervoor zorgen dat bijvoorbeeld privacygevoelige informatie met technische en organisatorische maatregelen wordt beschermd.
- Datastructuur: de datastructuur moet dusdanig zijn opgezet dat toekomstige aanpassing in behoefte vanuit de datagebruikers zonder meer mogelijk is.
- Analyse en interpretatie: er is duidelijkheid over de betekenis van datavelden zodat het geven van duiding transparant is en discussie actiegericht wordt.
- Distributie: het is gemakkelijk om data met elkaar te delen, zonder het rondsturen van rapporten, Excel-bestanden en dergelijke.
- Snelheid: bij veranderen van inzichten of aanpassingen in de organisatiestructuur moet data snel beschikbaar komen zodat nieuwe informatiebehoefte snel wordt ingevuld.
De selectie van de tool moet dus echt passen bij de aard van de organisatie, de mate van volwassenheid op vlak van performance management en het doel van het werken met KPI’s. Het kan snel te complex en duur worden. begin dus zo eenvoudig mogelijk. Eerst maar eens aan de slag om te gaan meten.
Meer informatie
- Vind je het werken met dashboards een boeiend onderwerp? Deel dit artikel in je eigen netwerk.
- Lees meer over werken met KPI’s en dashboards in het boek Navigeren op essentie met KPI dashboards
- Deze Navigatietip is onderdeel van de Navigatiecyclus, een gestructureerde aanpak om te komen tot grip op het resultaat.
- Is uw belangstelling gewekt hier iets mee te doen? Uw aansturing kan beter? Wilt u de eigen organisatie meer actiegericht maken en strakker leren sturen op de uitvoering met KPI’s?
- Neem dan contact op met ons om daar over te sparren. De eerste intake is vrijblijvend en oriënterend.
Heeft u een aanvulling op het artikel? We vernemen dat graag.
Eldert de Jager
Is bedrijfsadviseur, parttime CFO, auteur en navigatiecoach en vertelt graag over Navigeren op Essentie
Eldert de Jager heeft diverse boeken gepubliceerd over Navigeren met KPI-dashboards en sturen op essentie. Wilt u weten welke boeken, ga dan naar Boeken.
